طراحی ساختار سازمان
سازمان پیش از هر چیز یک ساختار است: هویت حقوقی، دپارتمان‌ها و پست‌های سازمانی با شرح وظایف کامل. چارت، دسترسی‌ها و منوی هر کاربر روی همین ساختار ساخته می‌شوند.
طراحی ساختار سازمان
در ARG ERP، سازمان پیش از هر چیز یک ساختار است: شرکت با هویت حقوقی‌اش، دپارتمان‌ها، و پست‌های سازمانی با شرح وظایف کامل. بقیهٔ سامانه روی همین ساختار ساخته می‌شود. چارت سازمانی از آن رسم می‌شود، کارکنان و کارمندان مجازی روی پست‌ها می‌نشینند، و منو و دسترسی هر کاربر از سمت او می‌آید. سامانه برای طراحی این ساختار یک جادوی گام‌به‌گام و الگوهای آماده دارد، تا سازمان بدون مشاور و بدون صفحهٔ خالی شروع کند.
جادوی طراحی سازمان
صفحهٔ «ساختار شرکت» سازمان را در پنج گام طراحی می‌کند. هر گام توضیح کوتاهی دارد و هر زمان می‌توان به گام قبل برگشت. دپارتمان‌ها و پست‌ها فقط در گام آخر و پس از بازبینی ساخته می‌شوند.
گام ۱ و ۲: هویت و نوع کسب‌وکار
هویت رسمی شامل نام رسمی، شناسهٔ ملی یازده‌رقمی، شمارهٔ ثبت و کد اقتصادی است. کد اقتصادی برای فاکتور رسمی و سامانهٔ مؤدیان به کار می‌رود. در گام دوم، حوزهٔ فعالیت و شکل حقوقی شرکت انتخاب می‌شود.
۱۳ حوزهٔ فعالیت
تولیدی، خدماتی، توزیع و فروش، تحقیق و توسعه، هلدینگ، ساختمانی و پیمانکاری، فناوری اطلاعات، پزشکی و درمانی، آموزشی، مالی و سرمایه‌گذاری، خرده‌فروشی، ترکیبی و سایر.
۸ شکل حقوقی
سهامی خاص، سهامی عام، مسئولیت محدود، تعاونی، تضامنی و نسبی، تک‌مالک، غیرانتفاعی و شعبهٔ شرکت خارجی.
گام ۳: سیستم اداری
سیستم اداری تعیین می‌کند گزارش‌دهی و تقسیم نقش‌ها چگونه باشد. هر گزینه با یک پیش‌نمایش کوچک از شکل چارت نشان داده می‌شود تا تفاوت‌ها دیده شوند.
| ساختار | ویژگی |
|---|---|
| وظیفه‌ای | دپارتمان‌ها بر اساس تخصص (مالی، فروش، تولید…)، سلسله‌مراتب روشن؛ رایج‌ترین ساختار برای شرکت‌های متوسط |
| بخشی | هر بخش یا محصول تقریباً مستقل؛ مناسب شرکت‌های چندمحصولی |
| ماتریسی | دو خط گزارش‌دهی هم‌زمان: تخصصی و پروژه‌ای |
| سطحی | حداقل لایهٔ مدیریتی؛ مناسب تیم‌های کوچک |
| پروژه‌محور | سازمان حول پروژه‌ها شکل می‌گیرد؛ مناسب پیمانکاران |
| فرایندمحور | ساختار حول فرایندهای کلیدی، هم‌خوان با رویکرد ISO |
| هولاکراتیک | حلقه‌های خودگردان با نقش‌های مشخص |
| ترکیبی | ترکیب دو یا چند الگو در یک سازمان |
گام ۴: الگوهای آماده
بر اساس سیستم اداری انتخاب‌شده، الگوهای آماده پیشنهاد می‌شوند. هر الگو دپارتمان‌ها، پست‌ها، خطوط گزارش‌دهی و شرح وظایف را یک‌جا می‌سازد. پس از اعمال، همه‌چیز در چارت قابل ویرایش است.
| الگو | اندازه | مناسب برای |
|---|---|---|
| ARG ISO 9001 — تولیدی وظیفه‌ای | متوسط | شرکت‌های تولیدی صنعتی؛ ساختار استاندارد ISO 9001:2015 با ۱۲ دپارتمان و ۲۹ پست و شرح وظایف کامل |
| خدمات و مشاوره — وظیفه‌ای | متوسط | شرکت‌های خدماتی و مشاوره با تمرکز بر تحویل پروژه به مشتری؛ ۶ دپارتمان و ۱۴ پست |
| استارتاپ فناوری — سطحی | کوچک | تیم‌های فناوری ۵ تا ۲۰ نفره که مدیرعامل مستقیم با سرتیم‌ها کار می‌کند |
| ماتریسی — فناوری | بزرگ | شرکت‌های مهندسی متوسط تا بزرگ با دو خط گزارش‌دهی تخصصی و پروژه‌ای |
| هولاکراتیک — حلقه‌ها | متوسط | ساختار غیرسلسله‌مراتبی با حلقه‌های خودگردان و نقش‌های چندگانه |
| ساختار از صفر | هر اندازه | سازمانی که می‌خواهد ساختارش را خودش در چارت بسازد |
گام ۵ و ۶: اعمال و ویرایش
در بازبینی نهایی، خلاصهٔ هویت، کسب‌وکار، ساختار و الگو نمایش داده می‌شود. با اعمال، دپارتمان‌ها و پست‌ها ساخته می‌شوند و سامانه تعداد آن‌ها را اعلام می‌کند. اگر سازمان قبلاً ساختاری داشته باشد، می‌توان انتخاب کرد که ساختار قبلی پاک و از نو ساخته شود. پس از آن، صفحهٔ ساختار شرکت خلاصهٔ هویت رسمی، نوع کسب‌وکار، سیستم اداری، شناسه‌های قانونی، ارز پایه، منطقهٔ زمانی و تقویم پیش‌فرض را نشان می‌دهد و هر بخش جداگانه قابل ویرایش است.
دپارتمان‌ها
دپارتمان‌ها به‌صورت درختی و با هر عمقی از زیرمجموعه تعریف می‌شوند. هر دپارتمان نام فارسی و انگلیسی، کد (در صورت خالی‌بودن خودکار ساخته می‌شود)، ترتیب نمایش و دپارتمان والد دارد. کنار هر دپارتمان تعداد پست‌ها، کارکنان و زیرمجموعه‌ها دیده می‌شود. سامانه اجازه نمی‌دهد دپارتمانی که زیرمجموعه یا کارمند متصل دارد حذف شود، تا ساختار ناخواسته از هم نپاشد.
پست سازمانی و شرح وظایف
پست سازمانی قلب این بخش است. پست جدید با عنوان، تعریف یک‌خطی مأموریت، دپارتمان، مافوق، نوع استخدام، محل کار و تعداد نفرات هدف ساخته می‌شود. سپس در ویرایشگر کامل پست، شرح شغل در بخش‌های زیر تکمیل می‌شود:
اطلاعات پایه و سازمانی
کد شرح وظایف، عنوان، مأموریت، دپارتمان، مافوق، خانوادهٔ شغلی (۱۴ خانواده) و سطح یا گرید.
محل و زمان کار
نوع استخدام، محل کار، شیفت و درصد سفر کاری.
حقوق و مزایا
بازهٔ حقوق ماهانهٔ پست.
صلاحیت‌ها
مدرک تحصیلی (دیپلم تا دکترا)، رشته، سال‌های سابقه، گواهی‌نامه‌های لازم و زبان‌ها با سطح تسلط.
شایستگی‌ها
شایستگی‌های رفتاری (مانند رهبری، کار تیمی، حل مسئله و تمرکز بر مشتری) و شایستگی‌های فنی.
شرح وظایف
فهرست وظایف قابل مرتب‌سازی، با امکان بارگذاری از ۱۷ قالب آمادهٔ شرح وظایف.
مسیر شغلی و جانشینی
پست جانشین و پست ارتقای بعدی، برای برنامه‌ریزی جانشین‌پروری.
سطوح دسترسی
مجوزهای سامانه که به دارندهٔ این پست داده می‌شود.
قالب‌های آمادهٔ شرح وظایف پست‌های رایج را پوشش می‌دهند: مدیرعامل، قائم‌مقام، مدیر مالی، حسابدار، مدیر و کارشناس فروش، مدیر بازاریابی، مدیر و کارشناس منابع انسانی، سرپرست و تکنسین تولید، کارشناس کنترل کیفیت، مدیر و کارشناس فناوری اطلاعات، مدیر پروژه، مسئول تدارکات و انباردار.
چارت سازمانی
چارت سازمانی مستقیماً از پست‌ها و خطوط گزارش‌دهی رسم می‌شود. دو نمای درختی (عمودی و افقی) و فهرستی دارد. در نمای فهرستی، پست‌ها به تفکیک دپارتمان با کد شرح وظایف دیده می‌شوند و می‌توان از همان‌جا پست تازه ساخت.
افراد سازمان: انسان و هوش مصنوعی
صفحهٔ «افراد سازمان» همهٔ همکاران را به تفکیک دپارتمان نشان می‌دهد: کارکنان انسانی و کارمندان مجازی هوش مصنوعی در کنار هم، همان‌طور که در پروژه‌ها، وظایف و فرایندها کنار هم کار می‌کنند. فیلتر انسان و هوش مصنوعی، جست‌وجو در نام، سمت و دپارتمان، و آمار کلی سازمان در همین صفحه است.
از ساختار تا کاربر
وقتی پست‌ها و کارکنان تعریف شدند، راهبر سامانه از صفحهٔ «ساخت کاربر از پرسنل» برای کارکنان انتخاب‌شده یک‌جا حساب کاربری با رمز موقت می‌سازد. هر کاربر منو و دسترسی‌اش را از سمت سازمانی خود می‌گیرد. با تغییر سمت یک نفر، دسترسی او هم خودکار عوض می‌شود.
ARG ERP را برای سازمان خود ببینید
برای جلسهٔ معرفی و نمایش سامانه با دادهٔ نمونهٔ صنعت خودتان با ما تماس بگیرید؛ کاربران فعلی از همین‌جا وارد سامانه می‌شوند.