دبیرخانه، جلسات، فرم‌ها و دانش
اتوماسیون اداری کامل با دفتر اندیکاتور و ارجاع، جلسه با مصوبه‌هایی که به وظیفه تبدیل می‌شوند، فرم‌ها و تأییدهای بدون کاغذ، و پایگاه دانش سازمان.
دبیرخانه و نامه‌نگاری
اتوماسیون اداری کامل، با همان منطقی که دبیرخانه‌های ایرانی سال‌ها با آن کار کرده‌اند: نامهٔ وارده، صادره و داخلی، دفتر اندیکاتور با شمارهٔ یکتای سالانه، کارتابل شخصی، ارجاع با دستور و مهلت، و ردپای کامل هر نامه. نیازی به نرم‌افزار اتوماسیون جداگانه نیست.
نامه‌های وارده، صادره و داخلی
هر نامه در کارتابل گیرندگانش می‌نشیند و وضعیت آن برای هر گیرنده جداگانه دنبال می‌شود. نامه با دستور، نوع اقدام و مهلت ارجاع می‌شود. برای مسیرهای تکراری، مانند تأیید مدارک مهندسی، مسیر گردش از پیش تعریف‌شده ساخته می‌شود تا نامه گام‌به‌گام بین دارندگان مسئولیت جلو برود.
دفتر اندیکاتور
همهٔ نامه‌های رسمی در دفتر اندیکاتور با شمارهٔ یکتای سال شمسی ثبت می‌شوند. شماره‌گذاری در برابر ثبت هم‌زمان مقاوم است، پس دو نامه هرگز یک شماره نمی‌گیرند.
نگارش نامه
سی‌وهفت قالب نامهٔ آماده، دستیار نگارش هوشمند و املای صوتی نوشتن نامه را سریع می‌کنند. نامهٔ نهایی روی سربرگ سازمان به PDF تبدیل، با ایمیل ارسال، و برای نامهٔ چاپی امکان اعتبارسنجی فراهم می‌شود.
پیگیری بدون فراموشی
یادآور و تشدید
مهلت اقدام هر ارجاع دنبال می‌شود و در صورت تأخیر، یادآور و تشدید خودکار ارسال می‌شود.
ردپای کامل
دوازده نوع رویداد برای هر نامه، از ثبت و ارجاع تا مشاهده و اقدام، با نقشهٔ گردش نامه.
جلسات و ارتباطات داخلی
جلسه در ARG ERP یک سند کامل است، نه فقط یک رویداد تقویم: دستور جلسه، حاضران، صورتجلسه و مصوبه‌هایی که خودکار به وظیفهٔ قابل پیگیری تبدیل می‌شوند. کنار آن، گفت‌وگوی تیمی، اطلاعیه‌های سازمانی و میز کار اشتراکی ارتباطات روزمره را از پیام‌رسان‌های عمومی به داخل سازمان برمی‌گردانند.
چرخهٔ جلسه
دعوت با دستور جلسهٔ زمان‌دار، سطح سازمانی و درجهٔ محرمانگی ارسال می‌شود. شرکت‌کنندگان داخلی و بیرونی پاسخ حضور می‌دهند و یادآورها پیش از جلسه ارسال می‌شوند. اگر زمان جلسه تغییر کند، یادآورها هم خودکار به‌روز می‌شوند. چک‌لیست پیش و پس از جلسه، صورتجلسه با تصمیم‌های ساختاریافته و تبدیل هر مصوبه به وظیفه، جلسه را به نتیجه وصل می‌کند. پس از جلسهٔ آغاز یک همکاری، همان جلسه با یک کلیک به پروژه تبدیل می‌شود.
گفت‌وگوی تیمی
کانال‌های گفت‌وگو برای پروژه‌ها و تیم‌ها، با پیوست، واکنش، نام‌بردن از همکار و وضعیت خوانده‌شدن. کارمندان مجازی هوش مصنوعی هم می‌توانند عضو کانال باشند و در گفت‌وگو همکاری کنند.
اطلاعیه و میز کار اشتراکی
اطلاعیه‌های سازمانی با مخاطب هدفمند، سنجاق، تاریخ انقضا و شمارندهٔ خواندن منتشر می‌شوند. میز کار اشتراکی یک تابلوی کانبان با ستون‌های قابل تعریف، کارت‌های دارای چک‌لیست و دیدگاه است، برای کارهای تیمی که به فرایند رسمی نیاز ندارند.
اعلان و یادآور
هر رویداد مهم به صاحبش اعلان می‌شود: درون سامانه با پیوند مستقیم، روی مرورگر و موبایل، با پیامک از طریق درگاه پیامک ایرانی و با ربات تلگرام. پیامک‌ها ساعات سکوت دارند و قالب‌های سازمانی‌شان از کنسول مدیریت پیامک تنظیم می‌شود. موتور یادآور با تقویم شمسی، یادآورهای تکراری مثل تمدید بیمه، اقساط یا کالیبراسیون را با پیش‌آگاهی ارسال می‌کند.
فرم‌ها، تأییدها و فرایندهای کاری
درخواست‌های روزمرهٔ سازمان، از درخواست خرید و مرخصی تا فرم‌های کیفیت، بدون کاغذ و با زنجیرهٔ امضا پیش می‌روند. برای کارهای چندمرحله‌ای‌تر، مثل پذیرش کالا یا تأیید مدارک مهندسی، فرایند کاری با مرحله، مالک و تیم تعریف می‌شود و وظیفه‌های هر مرحله خودکار ساخته می‌شوند.
فرم‌ساز و زنجیرهٔ تأیید
کتابخانهٔ فرم‌ها قالب‌های فرم سازمان را با کد و نسخه نگه می‌دارد و فرم تازه بدون کدنویسی و با انواع فیلد و اعتبارسنجی ساخته می‌شود. هر فرم تکمیل‌شده در زنجیرهٔ تأیید پیش می‌رود: هر گام در انتظار، تأییدشده یا ردشده است و تصمیم‌گیرنده، زمان و توضیح هر گام ثبت می‌شود. پرونده با رد در هر گام بسته می‌شود و با تأیید آخرین گام کامل می‌شود.
فرایندهای کاری
فرایند کاری از مرحله‌ها، مالک هر مرحله و تیمی ترکیبی از انسان و کارمند مجازی تشکیل می‌شود. با فعال شدن هر مرحله، وظیفه‌های آن خودکار ساخته و به مسئولان اعلان می‌شود و هر فرایند یک کانال گفت‌وگوی اختصاصی دارد. ممیزی روزانه فرایندهای معطل را پرچم می‌زند و در بریف مدیریتی نشان می‌دهد.
پایگاه دانش و مدیریت دانش سازمانی
دانش هر سازمان، از استاندارد سیم‌کشی تابلو تا راهنمای روز اول همکار جدید، معمولاً در ذهن چند نفر یا در فایل‌های پراکنده است و با رفتن افراد از دست می‌رود. پایگاه دانش ARG ERP این دانش را در یک ویکی سازمانی نگه می‌دارد: هر مقاله دسته، برچسب، ضمیمه و چرخهٔ انتشار دارد و هر کارمند از همان سامانه‌ای که هر روز با آن کار می‌کند به آن دسترسی دارد.
چه چیزی در پایگاه دانش نگه داشته می‌شود
| دسته | نمونهٔ محتوا |
|---|---|
| آنبردینگ | راهنمای روزهای اول همکار جدید، معرفی افراد کلیدی و فرایندهای اصلی |
| ISO | رویه‌ها و دستورالعمل‌های سیستم مدیریت کیفیت |
| فنی | استانداردهای ساخت، نصب و آزمون، دستورالعمل‌های کارگاهی |
| فروش | راهنمای فروش، سیاست تخفیف، پاسخ به پرسش‌های رایج مشتری |
| منابع انسانی | آیین‌نامه‌ها، مرخصی، مأموریت و مزایا |
| ایمنی | تجهیزات حفاظت فردی، قفل و برچسب‌گذاری، شرایط اضطراری |
| فرایند | سقف‌های تأیید، مسیر درخواست‌ها و شیوهٔ انجام کارهای تکراری |
| سؤال متداول | پاسخ کوتاه به پرسش‌های پرتکرار کارکنان |
| سایر | هر دانشی که در دسته‌های بالا نمی‌گنجد |
چرخهٔ انتشار مقاله
هر مقاله با وضعیت پیش‌نویس شروع می‌شود، پیش از انتشار در وضعیت «در حال بررسی» بازبینی می‌شود و پس از انتشار برای کارکنان قابل دیدن است. فهرست مقالات تعداد هر وضعیت را نشان می‌دهد، تا مقاله‌های منتظر بررسی از چشم نیفتند. مقاله‌ای که دیگر معتبر نیست بایگانی می‌شود و سابقه‌اش از بین نمی‌رود.
ساختار یک مقاله
عنوان و شناسه
عنوان فارسی و انگلیسی و یک شناسهٔ ثابت برای پیوند دادن به مقاله.
خلاصه و متن کامل
خلاصه‌ای که در فهرست دیده می‌شود و متن کامل مقاله.
دسته و برچسب
یکی از نُه دسته و هر تعداد برچسب برای پیدا کردن سریع.
ضمائم
نقشه، فایل PDF، تصویر یا هر سند دیگر کنار مقاله بارگذاری می‌شود.
ویرایش در همان صفحه
ویرایش، ذخیره یا حذف مقاله از صفحهٔ خود مقاله، بدون رفتن به ویرایشگر جدا.
سابقه و آمار
تاریخ ایجاد، انتشار و آخرین به‌روزرسانی، و شمار بازدید هر مقاله.
دانش سازمانی فراتر از مقاله
پایگاه دانش تنها منبع دانش در سامانه نیست. چند دفتر دیگر هم دانش رسمی سازمان را نگه می‌دارند و همه در همین سامانه در دسترس‌اند:
| منبع دانش | آنچه نگه می‌دارد |
|---|---|
| کنترل اسناد ISO | رویه، دستورالعمل، فرم و سیاست با نسخه، بند استاندارد و وضعیت تأیید |
| شرح وظایف پست‌ها | مأموریت، وظایف، صلاحیت‌ها و شایستگی‌های هر پست سازمانی |
| کتابخانهٔ فرم‌ها | قالب فرم‌های سازمان با کد و نسخه |
| قالب‌های نامه | سی‌وهفت قالب نامهٔ آماده برای مکاتبات تکراری |
| صورتجلسه‌ها | تصمیم‌ها و مصوبات جلسه‌ها با پیوند به وظایف |
| دوره‌های آموزشی | محتوای دوره‌ها، ثبت‌نام، نمره و گواهی کارکنان |
آموزش و شایستگی
دانش سازمان با آموزش کامل می‌شود. دوره‌های آموزشی در پنج نوع (حضوری، آنلاین زنده، ضبط‌شده، ترکیبی و خارج از سازمان) با مدرس، هزینه و ساعت تعریف می‌شوند و ثبت‌نام، پیشرفت، نمره و قبولی هر کارمند ثبت می‌شود. صفحهٔ گواهی‌نامه‌ها، گواهی‌های منقضی و آن‌هایی را که تا ۶۰ روز آینده منقضی می‌شوند برجسته می‌کند. ماتریس مهارت وضعیت آموزش‌های الزامی را برای هر نفر نشان می‌دهد و دوره‌های الزام ISO جداگانه دیده می‌شوند. این همان شواهدی است که ممیز ISO برای بند صلاحیت کارکنان می‌خواهد.
ARG ERP را برای سازمان خود ببینید
برای جلسهٔ معرفی و نمایش سامانه با دادهٔ نمونهٔ صنعت خودتان با ما تماس بگیرید؛ کاربران فعلی از همین‌جا وارد سامانه می‌شوند.